GDPR

SPRÁVCE A JEHO POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Tento dokument obsahuje základní informace o ochraně osobních údajů a jejich zpracování společností Promercatory, s.r.o.

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem osobních údajů je Promercatory, s.r.o., IČO: 28306945, Houdova 125/8, 158 00 Praha 5 – Košíře, zastoupená Mgr. Martinou Šístkovou, jednatelkou společnosti.

Kontakt:
   E-mail: info@promercatory.cz
   Tel.: +420 733 538 089
   

POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pověřencem pro ochranu osobních údajů je jmenována Mgr. Zuzana Štěpánková.

Na pověřence se lze obracet s žádostí o jakékoliv informace týkající se zpracování osobních údajů, jakož i za účelem uplatnění jakýchkoliv práv souvisejících se zpracováním osobních údajů.

Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů:
   E-mail: poverenec@naxy.cz
   Telefon: 739 669 467

ÚVOD

PRÁVNÍ ÚPRAVA OCHRANY A ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

GDPR (Obecné nařízení evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679, o ochraně osobních údajů) je ucelenou právní úpravou ochrany osobních údajů. Společnost Promercatory, s.r.o. stejně jako všichni ostatní správci a zpracovatelé osobních údajů je povinna se tímto nařízením řídit.
Cílem právní úpravy GDPR je ochrana subjektů údajů (uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců) před neoprávněným zacházením s jejich osobními údaji, a to včetně umožnění větší kontroly nad tím, co se s jejich osobními údaji děje.
Českou právní úpravu doplňuje ještě zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, který úpravu GDPR v některých částech upřesňuje či doplňuje.

DEFINICE POJMŮ

• Osobní údaj - veškeré informace, které lze přiřadit konkrétní fyzické osobě
• Zpracování osobních údajů - jakákoliv operace s osobními údaji (včetně shromažďování, uložení, použití i výmazu).
• Anonymizace - operace s osobními údaji, po jejímž provedení nadále nebude možné údaje přiřadit ke konkrétní osobě (takové údaje pak již nejsou osobními údaji ve smyslu GDPR)
• Pseudonymizace - operace s osobními údaji, po jejímž provedení nebude bez použití dodatečných informací možné údaje přiřadit ke konkrétní
• Správce - určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů (nebo mu jsou určeny zákonem)
• Zpracovatel - zpracovává osobní údaje pro správce – např. externí mzdová účetní
• Citlivé osobní údaje - „zvláštní kategorie osobních údajů“ – údaje o zdravotním stavu, údaje o rasovém či etnickém původu, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení.

KATEGORIE ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ÚČEL JEJICH ZPRACOVÁNÍ

RECRUITMENT

Osobní údaje uchazeče: jméno, příjmení, adresa bydliště, telefon, email, pozice, o kterou má uchazeč zájem a další údaje, které uchazeč poskytne Správci ve svém životopise a v průběhu osobního pohovoru. V rámci výběrového řízení zpracováváme také fotografii uchazeče.
Údaje z výběrového řízení jsou uchovávány po dobu trvání výběrového řízení a dále případně po dobu, na kterou k tomu uchazeč poskytne souhlas, za účelem pozvání k účasti na dalším případném výběrovém řízení.

ZAMĚSTNANCI

Správce je povinen na základě platné právní úpravy zpracovávat osobní údaje v rozsahu:

• jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu,
• údaj o zdravotní pojišťovně
• datum vzniku a zániku pracovního poměru
• jméno a příjemní dětí a manžela/manželky pro daňové účely

Správce dále zpracovává některé další údaje:

• telefon, email, kontaktní adresa, pokud se liší od adresy trvalého bydliště
• číslo bankovního účtu

Údaje zaměstnanců jsou předávány zdravotní pojišťovně zaměstnance, České správě sociálního zabezpečení a Finančnímu úřadu.
Údaje zaměstnanců jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými zákony. Nejdelší doba stanovená zákonem je 30 let pro uchování záznamů pro účely důchodového pojištění.
V případě zaměstnanců – cizinců a dále v některých specifických situacích je možné, že zákon ukládá zaměstnavateli zpracování i dalších osobních údajů. V takovém případě je zaměstnanec vždy informován o důvodu nutnosti poskytnout zaměstnavateli další údaje a o účelu jejich zpracování.

AGENTURNÍ ZAMĚSTNANCI

U agenturních zaměstnanců je část z výše uvedených údajů dále zpracovávána pro účely přidělení zaměstnance agenturou práce uživateli.

Za tímto účelem jsou zpracovávány tyto údaje:

• jméno, příjmení, rodné příjmení
• státní občanství
• datum narození a místo narození
• adresa trvalého bydlišti
• informace o mzdových podmínkách

Tyto údaje jsou zároveň předávány uživateli, tj. tomu, ke komu je zaměstnanec přidělen.

REGISTRACE

V rámci registrace do webové aplikace, která registrovaným zájemcům o zaměstnání umožňuje získávat informace o aktuálních volných pozicích a další informace z dění na trhu práce, zadává zájemce své osobní údaje (jméno, příjmení, telefon, email, životopis a preference ohledně vyhledávané pracovní pozice) a tyto údaje jsou zpracovávány Správcem po dobu trvání registrace zájemce v aplikaci, nejdéle však po dobu 20 let. Zájemce může kdykoliv svoji registraci zrušit. Zrušením registrace dojde k výmazu všech údajů zájemce z databáze Správce.

PRÁVNÍ TITUL (DŮVOD) ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje zpracovává Správce na základě:

• právního předpisu
• smlouvy
• souhlasu
• oprávněného zájmu

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ PRÁVNÍHO PŘEDPISU:

Zákon č. 586/1992 Sb., o danních z příjmů ukládá zpracovávání osobních údajů za účelem placení záloh na daň z příjmu fyzických osob, vyúčtování daně z příjmu fyzických osob a uplatnění slev na dani a daňových zvýhodnění.

Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení ukládá zpracovávání osobních údajů vedením evidence pro účely důchodového pojištění.

Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění ukládá zpracování osobních údajů za účelem splnění oznamovací povinnost vůči zdravotní pojišťovně.

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ SMLOUVY:

Osobní údaje nezbytné k plnění vzájemných práv a povinností z pracovní smlouvy jsou zpracovávány na základě této smlouvy.

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ INFORMOVANÉHO SOUHLASU

Na základě předchozího souhlasu, který obsahuje veškeré nezbytné informace o způsobu a účelu zpracování, zpracovává Správce osobní údaje následujícím způsobem:

• údaje poskytnuté uchazečem v rámci výběrového řízení včetně údajů obsažených v životopise, který uchazeč v rámci výběrového řízení předloží Správci
• fotografii uchazeče

Informovaný souhlas je uchazečům předkládán v rámci vyplnění uvítacího dotazníku na začátku výběrového řízení. Uchazeč je oprávněn souhlas kdykoliv částečně nebo zcela odvolat.

OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA ZÁKLADĚ OPRÁVNĚNÉHO ZÁJMU SPRÁVCE

V omezené míře může Správce zpracovávat osobní údaje uchazečů a zaměstnanců i bez souhlasu a bez toho, aby mu to výslovně ukládal zákon. V praxi se jedná spíše o výjimky, a to:

• kontaktní údaje zaměstnance (telefon, email, doručovací adresa) za účelem kontaktování zaměstnance v případě potřeby

PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TŘETÍM SUBJEKTŮM, VYUŽITÍ SLUŽEB ZPRACOVATELE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

POVINNOST PŘEDÁVAT OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍM SUBJEKTŮM DANÁ ZÁKONEM

Správce je povinen předávat údaje každého zaměstnance zdravotní pojišťovně zaměstnance, České správě sociálního zabezpečení a Finančnímu úřadu.

PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ KLIENTŮM SPRÁVCE, SPOLUPRÁCE S NIMI

Správce v rámci recuitmentu předává osobní údaje uchazeče potenciálnímu zaměstnavateli, pro kterého realizuje dané výběrové řízení.
Správce jako personální agentura předává osobní údaje uchazeče uživateli, tedy tomu, ke komu je agenturní zaměstnanec přidělen.

ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZA POMOCI ZPRACOVATELE

Správce pravidelně nevyužívá služeb žádného zpracovatele.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Každý, jehož osobní údaje jsou správcem zpracovávány (dále jen „subjekt údajů“), má následující práva.

PRÁVO NA PŘÍSTUP

Každý má právo se dozvědět, zda jsou nebo nejsou jeho údaje zpracovávány – pokud ano, pak má právo získat přístup k těmto údajům a dále k informacím o účelech, kategoriích údajů, příjemcích, době uložení, o právu podat stížnost, o zdroji údajů (pokud nejsou od subjektu), že dochází k automatizovanému rozhodování a dále má právo získat kopii těchto údajů.

PRÁVO NA INFORMACE

Správce informuje uchazeče a zaměstnance o veškerých způsobech zpracování jejich osobních údajů, a to ať už jde o údaje získané od subjektu údajů, tak i v případě, že údaje získá Správce jiným způsobem. Subjekt údajů má také právo požádat Správce o poskytnutí informace o zpracování jeho osobních údajů a Správce mu vyhoví.

PRÁVO NA OPRAVU

Subjekt údajů má právo, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů.

PRÁVO NA VÝMAZ („PRÁVO BÝT ZAPOMENUT“)

Subjekt údajů má právo, aby Správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají, a Správce je vymaže. Podmínkou pro výmaz však je splnění některé podmínky stanovené GDPR:

• Osobní údaje už nejsou potřeba k účelu, ke kterému byly shromážděny
• Subjekt údajů odvolá souhlas a neexistuje zároveň jiný právní důvod (titul) ke zpracování
• Subjekt údajů vznese námitku proti zpracování a neexistuje žádný převažující důvod pro zpracování
• Osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně
• Výmaz ukládá právní předpis

PRÁVO NA OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ

Subjekt údajů má právo, aby Správce omezil zpracování osobních údajů, v případech stanovených GDPR (subjekt popírá přesnost údajů; zpracování je protiprávní, avšak subjekt odmítá výmaz; správce údaje nepotřebuje k původnímu účelu, ale subjekt je požaduje pro uplatnění svých nároků; subjekt údajů vznesl námitku). Zpracování údajů se v takovém případě omezí jen na jejich uložení, není-li dán souhlas subjektu s jiným zpracováním.

PRÁVO NA PŘENOSITELNOST ÚDAJŮ

Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Správce bránil. Toto právo se vztahuje na případy výslovně v GDPR uvedené, tedy pokud jsou údaje zpracovávány na základě souhlasu nebo smlouvy a zároveň pokud jsou údaje zpracovávány automatizovaně. V případě osobních údajů zpracovávaných společností Promercatory, s.r.o. k takové situaci běžně nedochází, nicméně v případě zájmu je možné exportovat veškeré údaje z databáze Správce.

PRÁVO VZNÉST NÁMITKU

Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů a Správce dále takové údaje nezpracovává, v případě že:

• jde o zpracování osobních údajů nezbytné pro plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo na něm má oprávněný zájem správce, a správce neprokáže převažující zájem na zpracování nad právy a svobodami subjektu údajů.
• jde o zpracování pro účely přímého marketingu.

PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS

Pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů poskytnutém subjektem údajů, má tento subjekt údajů právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Pokud se subjekt údajů domnívá, že došlo k porušení právních předpisů v souvislosti s ochranou jeho osobních údajů, má právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.